La system integration è il lavoro che collega i software di un’azienda, come CRM, gestionale, ecommerce e piattaforma HR, perché si scambino i dati in automatico. Si realizza con API, webhook, middleware o piattaforme iPaaS, e toglie di mezzo i dati ricopiati a mano e i report costruiti con export da più sistemi.
Cos’è la system integration
La system integration collega sistemi diversi perché lo stesso dato, un cliente, un ordine, un dipendente, sia uguale ovunque e passi da un sistema all’altro senza interventi manuali.
Un’azienda di medie dimensioni usa di solito molti software, ciascuno scelto per un reparto: il CRM per le vendite, il gestionale per amministrazione e magazzino, l’ecommerce, la piattaforma HR, il ticketing. I problemi nascono nei passaggi tra uno e l’altro: l’ordine va ricopiato, l’anagrafica va aggiornata in due posti, il report richiede tre export.
Integrare significa decidere, per ogni dato:
- qual è il sistema di riferimento, quello che fa fede;
- verso quali sistemi deve arrivare e in quale formato;
- con quale frequenza: in tempo reale, a intervalli o su richiesta;
- cosa succede quando un passaggio fallisce.
Si distingue spesso tra integrazione dei dati, che allinea le informazioni tra archivi diversi, e integrazione delle applicazioni, che fa dialogare i sistemi lungo un processo: un ordine nell’ecommerce che avvia la spedizione nel gestionale. Nei progetti reali di solito servono tutte e due.
API, webhook, middleware e iPaaS
API e webhook sono il modo in cui i software si parlano; middleware e iPaaS sono i livelli che organizzano molte integrazioni in un unico punto.
| Strumento | Cos’è | Quando si usa |
|---|---|---|
| API | L’interfaccia con cui un software espone dati e funzioni ad altri programmi: leggere un cliente, creare un ordine | Quasi sempre: è la base delle integrazioni moderne |
| Webhook | Un avviso che un sistema invia a un altro quando succede qualcosa, per esempio un nuovo ordine | Quando il dato deve arrivare subito, senza controlli periodici |
| Middleware | Un software intermedio che riceve, trasforma e smista i dati tra più sistemi | Quando le integrazioni sono molte o i formati molto diversi |
| iPaaS | Una piattaforma in cloud per costruire, eseguire e controllare le integrazioni, con connettori pronti | Quando si vogliono tutte le integrazioni in un unico posto |
Le API più diffuse sono di tipo REST. Alcune piattaforme espongono anche API GraphQL, con cui si chiedono esattamente i campi che servono; le differenze sono nell’articolo GraphQL e REST API a confronto.
DWAY è la piattaforma iPaaS dell’ecosistema DEGG: collega CRM, gestionali, software HR e fatturazione e tiene le integrazioni sotto controllo in un unico punto. Per i flussi più semplici bastano strumenti di automazione come n8n o Zapier, che collegano le applicazioni con connettori pronti.
Integrare i sistemi legacy
Un sistema legacy si integra anche senza API moderne, lavorando sui dati che espone: il database, i file esportati, i servizi web già presenti.
Gli approcci, dal più solido al più fragile:
- uno strato di API costruito sopra il sistema, che gli altri software usano al posto del database;
- servizi web già presenti, anche se datati, come quelli SOAP;
- lettura e scrittura controllate sul database, quando il fornitore lo consente;
- scambio di file, come CSV o XML, su cartelle condivise a orari stabiliti;
- RPA, che ripete le azioni sull’interfaccia: si usa come ultima scelta, perché si rompe quando cambiano le schermate.
Prima di scegliere si verifica cosa consentono il contratto e il fornitore, e quali dati sono affidabili. Collegare un sistema legacy permette di tenerlo finché serve, senza bloccare i processi che gli stanno intorno.
Punto a punto o piattaforma
Con pochi sistemi conviene collegarli direttamente; quando sistemi e integrazioni crescono, una piattaforma centrale costa meno da mantenere.
Nel collegamento punto a punto ogni coppia di sistemi ha la sua integrazione. Si costruisce in fretta, ma i collegamenti aumentano con ogni sistema aggiunto: cinque sistemi tutti collegati tra loro richiedono fino a dieci integrazioni, ognuna da controllare e aggiornare a parte.
Con una piattaforma, middleware o iPaaS, ogni sistema si collega una volta sola al centro. Trasformazioni dei dati, log ed errori stanno in un unico posto, e sostituire un sistema significa rifare un solo collegamento.
| Criterio | Punto a punto | Piattaforma |
|---|---|---|
| Sistemi da collegare | Due o tre | Quattro o più, o in crescita |
| Tempo per la prima integrazione | Breve | Più lungo, per configurare la piattaforma |
| Manutenzione | Un intervento per ogni collegamento | Centralizzata |
| Controllo degli errori | Sparso tra i sistemi | In un unico punto |
Monitoraggio e manutenzione
Un’integrazione va controllata anche dopo il rilascio: gli errori vanno visti subito, prima che un cliente o un collega lavori su un dato sbagliato.
- Log di ogni passaggio, con il dato inviato e la risposta ricevuta.
- Avvisi automatici quando un passaggio fallisce o una coda si accumula.
- Nuovi tentativi automatici per gli errori temporanei, e una persona per quelli che si ripetono.
- Documentazione dei flussi: quali dati passano, da dove a dove, con quali regole.
- Aggiornamenti quando un fornitore cambia le sue API.
La cura delle integrazioni rientra nella manutenzione applicativa, insieme a quella del software su misura.
Da dove partire
Si parte da una mappa dei sistemi e dei passaggi manuali: quali dati si ricopiano, tra quali software, quante volte.
- L’elenco dei sistemi in uso, con chi li usa e se hanno API.
- I dati ricopiati a mano e i report costruiti con export.
- Per ogni dato, il sistema che fa fede.
- Un primo flusso da integrare, scelto tra quelli che costano più ore o più errori.
Da lì si sceglie l’approccio, diretto o con una piattaforma, e si integra un flusso alla volta. Un esempio è il caso d’uso Ordini sincronizzati tra ecommerce, CRM e gestionale. Il servizio è descritto nella pagina System integration; per il CRM c’è la guida al CRM.
Per approfondire
Dal blog
Casi d’uso
- Ordini sincronizzati tra ecommerce, CRM e gestionaleCollega ecommerce, CRM e gestionale perché clienti e ordini siano allineati.
- Estrazione dei dati dai documenti in ingressoLegge i documenti in arrivo, ne estrae i dati, li controlla e li registra.