Quante volte abbiamo sentito parlare di Software Gestionale?
Quante volte abbiamo sentito che “serve un gestionale” per gestire un azienda?
Ormai questa parola è diventata di comune uso, sia per le aziende strutturate ma anche per quelle più piccole!
Andiamo a scoprire nello specifico che cos’è questa risorsa fondamentale aziendale.
Un software gestionale è un programma informatico che consente l’automatizzazione di alcuni processi aziendali. La diffusione di questa tipologia di prodotti nelle aziende, ovviamente, ha seguito le sorti dell’informatica: maggiore è stata la diffusione dei personal computer e maggiore è stata la loro fortuna.
Dunque possiamo dire che un’azienda svolge una serie di attività con lo scopo di creare un profitto. Ogni attività svolta da un'azienda prevede l'annotazione di informazioni, la produzione di documenti e l'esecuzione dell'attività stessa. Più attività svolte una dopo l'altra danno vita a un flusso di lavoro.
Come è facile intuire le informazioni da raccogliere e aggiornare diventano ben presto molte e per svolgere ogni attività è necessario recuperarle velocemente. Il compito del software gestionale è quello di semplificare e velocizzare lo svolgimento di queste attività accessorie.
1- RILEVAZIONE SEMPLICE E VELOCE: il software gestionale deve consentire di rilevare in modo semplice e veloce i dati di ogni attività presente nel flusso di lavoro. Ad esempio si potrebbe pensare di inserire ed utilizzare un lettore codici a barre per inserire più velocemente i dati.
2- RECUPERO SEMPLICE E VELOCE: il software gestionale deve permettere di recuperare in modo veloce e abbastanza semplice i dati di interesse. Devono quindi essere presenti strumenti di navigazione che permettano di ricercare le informazioni.
3- CONVERSIONE RAPIDA: Il software gestionale deve convertire i dati e le informazioni in modo rapido. Ad esempio deve essere possibile richiamare sulla testata di una fattura i dati del cliente dall’anagrafica, senza doverli inserire ogni volta.
4- SEGNALAZIONE ERRORI: Il software gestionale deve essere in grado di prevenire e segnalare gli errori. Ad esempio deve avvisare l'utente quando l'IBAN, la partita IVA o il codice fiscale di un cliente non è valido.
5- ESPORTAZIONE/IMPORTAZIONE DATI: il software gestionale deve fornire procedure di importazione ed esportazione. Ad esempio deve essere possibile esportare i flussi RiBa (Ricevute Bancarie) da importare sulle banche.
6- ADATTAMENTO AI FLUSSI: Il software gestionale deve potersi adattare ai flussi di lavoro, alle attività e al loro cambiamento nel tempo. La terminologia usata dal software e la sua strutturazione deve essere uguale a quella dell'azienda. Ogni aspetto dell'azienda come ad esempio la logistica, il magazzino, la produzione, la distribuzione, le vendite, i rapporti tra i clienti e i fornitori e gli acquisti deve essere coperto e supportato dal software. Questo comporta che ci deve essere tutto ciò che serve, ma nulla di più. Le funzionalità inutili creano confusione, rallentano il proprio lavoro e sono causa di errori.
7- SPECIFICO: Il gestionale deve essere specifico. Un software di gestione magazzino non andrà bene per uno studio legale. Il software per un corriere espresso sarà diverso da un software per la produzione di manufatti, ecc.
8- INTEGRATO: il software gestionale deve essere integrato. Questo aggettivo nel campo dei software gestionali ha un significato molto importante. Vuol dire che le informazioni risiedono in un unico punto logico e non sono duplicate e sparpagliate. Ad esempio tutti i dati di un cliente stanno sull'anagrafica clienti e non sono sparpagliati. Tutte le persone di un'azienda quando modificano o aggiornano i dati di un cliente lo fanno solo nell'anagrafica clienti in modo che chiunque veda i dati giusti in un solo punto.
9- MULTIUTENTE: il software gestionale deve poter essere multiutente. Più utenti contemporaneamente possono utilizzarlo per svolgere le loro diverse attività. Ad esempio l'impiegata dell'amministrazione deve poter svolgere le sue attività contabili, mentre l'operaio sul campo inserisce le sue attività e i tempi in modo indipendente.
10- MULTI DISPOSITIVO: il software gestionale deve essere multidispositivo. Ad esempio Il commerciale di vendita deve poter consultare al volo su ipad il gestionale per vedere i listini e deve poter inserire gli ordini direttamente quando è presso il cliente. L'addetto alla produzione deve vedere in tempo reale comparire gli ordini per poter decidere di dare avvio alla produzione.